Bourses à l'emploi

Publié le : 09/03/2020

Assistante Administrative en Gestion de Patrimoine / Économat (H/F)

Type offre : Recherche de poste
Description du poste

Etablissement concerné :

  • SIEGE

Nature du contrat et date :

  • CDI

Statut ou classification :

  • Technicienne qualifiée

ETP :

  • 1

Positionnement de la fonction dans l'organisation / service :

  • sous la responsabilité du chef de service Patrimoine/Economat

Conditions de travail / spécificités :   

  • soumis à horaires préalablement définis

Moyens matériels :

  • poste informatique/logiciels bureautiques

Définition générale/ Finalité de la fonction

  • Sous la supervision du chef de service et en cohérence avec les orientations associatives, exerce les tâches administratives liées à la  gestion du Patrimoine associatif et de ses achats groupés  
  • Tient un rôle  de conseiller auprès des établissements et services dans les démarches administratives liées à la mission du service Patrimoine/Economat

Missions et activités principales

GESTION DU PATRIMOINE BATI
  • Son rôle essentiel est d'assister son chef de service en assurant la gestion administrative des dossiers liés au patrimoine associatif
  • En lien étroit avec les collaborateurs du service,   il a en charge la gestion administrative  des dossiers  de suivi « chantiers »  et de  maintenance des bâtiments de l'association
  • Il a le contrôle et la surveillance de toutes les étapes administratives d'une opération de conception, de réhabilitation ou de maintenance  des bâtiments.
  • Il a un rôle de conseils auprès des établissements et services
GESTION DES IMMOBILISATIONS
  • Liées aux travaux
  • L'assistant(e)  a en charge le  traitement et le suivi financier des opérations de construction, de restructuration ou de maintenance en lien avec les autorisations d'investissements.
  • Il procède au contrôle des engagements financiers des opérations en lien avec les Plans Pluriannuels d'Investissements accordés.
  • Liées aux investissements courants
  • Il a en charge le traitement et suivi financier des opérations d'investissements courants en lien avec les autorisations et avis de la commission Financière en lien avec les services financiers
POLITIQUE DES ACHATS GROUPES
  • Il participe au développement de la politique d'achats de l'association.
  • Il est l'assistant dans la  gestion de la  qualité des achats   
  • A en charge sous la responsabilité du chef de service  et en lien étroit avec un groupement d'achats,  la gestion des achats groupés dans un esprit de qualité et d'optimisation financière
MISSIONS SECONDAIRES
  • La Gestion des achats des produits hors fournitures de bureau  du siège.
  • L'organisation générale du service (logistique – courriers – téléphone etc…)
  • Dans le cadre de sa fonction au sein du service Patrimoine, l'assistant(e) peut  être amené(e) à intervenir  sur divers autres dossiers sur demande du chef de service.

Compétences clés et domaines de connaissance

Savoirs et savoir-faire :
  • Maîtrise des outils Informatiques : sur word/ excel - création de bases de données Acces
  • Amélioration/Adaptation des outils de travail (tableau - fiches de suivis, …) au regard de l'évolution de la mission du service
  • Coordonner l'activité d'une équipe
  • Avoir des connaissances techniques minimum pour une gestion  administrative des dossiers « chantiers »  
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Organiser les rendez-vous, le planning du chef de service et collaborateurs
  • Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ...
  • Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe Organiser les déplacements du chef de service ou des membres de l'équipe
  • Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
  • Savoir-être (qualités nécessaires à la tenue du poste) :
  • Sens du relationnel – capacité à écouter et à communiquer
  • Organisation/rigueur et respect des échéances
  • Vigilance : Appréhender les incidences suite à dépassement budgétaire    
  • Anticiper/Appréhender  les fluctuations des chantiers et tâches qui s'imposent au service
  • Capacité d'analyse et synthèse
  • Discrétion
  • Capacité à prendre des initiatives

Diplômes, expérience professionnelle et autres pré-requis

  • Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistante de direction ou assistante de gestion.
  • Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle dans la fonction. Des connaissances en comptabilité seraient un plus.
     

Merci d'adresser votre candidature à la direction de l'établissement directement sur la bourse à l'emploi sur le site internet de l'association


 
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