Secrétaire – Assistant(e) du Chef de Service H/F - CSAPA

Etablissement concerné :

• CSAPA & CAARUD « Les Wads »
• Secteur Forbach

Nature du contrat et date :

• CDI

Statut ou classification :

• Non Cadre
• Technicienne qualifiée (CC 66)

ETP :

• 0,5 etp

Positionnement de la fonction dans l'organisation / service :

• sous la responsabilité du chef de service

Conditions de travail / spécificités :

• soumis à horaires préalablement définis

Définition générale/ Finalité du poste

• Le Comité Mosellan de Sauvegarde de l'Enfance et des Adultes, association d'utilité publique et reconnue par les pouvoirs publics, développe des actions de prévention, de réduction des risques, de soins en addictologie à travers son dispositif CSAPA (Centre de Soins d'Accompagnement et de Prévention des Addictions) et CAARUD (Centre d'Accompagnement à la Réduction des Risques auprès des Usagers de Drogues).
• Sous la responsabilité hiérarchique du chef de service, le ou la secrétaire l'appui dans la gestion des activités quotidiennes, le suivi administratif et des projets nouveaux du service.

Missions et activités principales

Missions

• Est en appui du chef de service dans l'organisation fonctionnelle des services
• Assure la circulation de l'information entre les différents services
• Assure un accueil téléphonique et physique
• Prend en charge l'organisation matérielle des diverses relations entretenus avec les services internes et externes, gère les contrats et relations avec les organismes prestataires
• Réalise et/ou centralise les comptes rendus
• Assure en tant que collaboratrice du chef de service un secrétariat classique : gestion des agendas, organisation, suivi et compte rendus de réunions, affectation du courrier, préparation d'éléments de réponse, rédaction de correspondance, gestion et suivi de certains dossiers…
• Participe en tant que cheville ouvrière à toutes les phases des différents projets : préparation, réalisation, clôture
• Aide au montage des dossiers divers : demandes de subventions, appels à projets, nouveaux projets…
• Réalise le suivi administratif en lien avec les référents RH
• Prépare les pièces comptables, suivi de caisses, gère une caisse…
• Etablit les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

Relations internes/externes

• En contact avec les professionnels des services du CSAPA, CAARUD Les Wads
• En contact avec les partenaires, fournisseurs, prestataires

Compétences clés et domaines de connaissance

• Maîtrise des outils bureautiques
• Autonome dans l'organisation de son travail
• Aptitudes rédactionnelles
• Bonne expression orale et écrite
• Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, patience…
• Anticipation, organisation, sens des priorités, discernements
• Rigueur, Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
• Confidentialité et discrétion

Profil recherché

Diplômes :
BTS Assistant manager ou expérience confirmée dans la fonction Rémunération
CC66
Ce poste est ouvert aux personnes bénéficiant d'une RQTH